Preguntes freqüents

Què és el certificat digital?

Un Certificat Digital és un document electrònic amb titularitat d’una persona física o jurídica, i serveix per a que terceres persones que el rebin o consultin puguin validar la informació que conté, com per exemple la titularitat del certificat o les autoritzacions que té el titular del certificat per a determinades accions legals.

El Certificat Digital utilitza una clau criptogràfica única per identificar a una identitat física o jurídica, de tal forma que aquesta quedi identificada de forma única als documents electrònics o usos telemàtics sobre la qual s'aplica.

Existeixen diferents tipus de certificats digitals, depenent de l’ús que es vulgui donar, alguns dels més comuns són: certificat per a identificació i signatura de persones físiques o figures jurídiques, de servidor per a usos de pàgines web i Internet, per a encriptació, de nivell alt o persistents.

Què és la signatura electrònica?

La signatura electrònica és un dels usos legals que es pot fer amb un certificat digital. Signant electrònicament un document utilitzant un certificat digital de nivell avançat a més de identificar el signant del document de forma totalment vàlida legalment, també en garantim la integritat del document, validant que no ha estat alterat en el temps, i s’hi afegeix una marca de temps que indica el moment exacte en que es va signar.

Tècnicament és un conjunt de dades en forma electrònica, que s'obté com resultat d'executar un algorisme matemàtic sobre un conjunt de dades (un document electrònic per exemple). La cadena resultant és única per a cada conjunt de dades, en conseqüència la mateixa serveix per a garantir que qualsevol document electrònic rebut, que la contingui, no hagi estat alterat en el camí.

Així mateix, ja que la mateixa ha estat generada a partir d'un certificat electrònic, aquesta serveix també per a identificar a l’emissor d'aquest document (una factura per exemple).

Per a què em serveix un certificat digital de nivell alt o persistent?

1 . Autenticar la identitat del titular del certificat digital, de forma electrònica, davant tercers.
2 . Signar electrònicament de manera que es garanteixi la integritat de les dades transmeses, la seva procedència i el moment en que es va signar.
3 . Xifrar dades perquè només el destinatari i l’emissor del document pugui accedir al seu contingut.
4. Garantir i certificar la integritat d’un document per a que no es manipuli en el temps.

Què ens garanteix un certificat digital de nivell alt o persistent?

1. La identitat de l'emissor i del receptor de la informació (autenticació de les parts).
2. Que el missatge no ha estat manipulat durant l'enviament (integritat de la transacció).
3. Que només emissor i receptor vegin la informació (confidencialitat).
4. Que el titular d'un missatge no pugui negar que efectivament ho va signar (no repudi).
5. Identificar el moment exacte en que es va signar un document o transacció.

Qui intervé en el procés de l'emissió d'un certificat digital?

1. Autoritat de Certificació (AC): és qui emet el certificat digital i qui intervé com tercer de confiança.

2. Autoritat de Registre (AR): persona o entitat delegada per la AC per a la verificació de la identitat dels sol·licitants i altres funcions dintre del procés d'expedició i maneig de certificats digitals.

3. Subscriptor: És la persona per a la qual s'expedeix el certificat.

4. Sol·licitant: Persona física que sol·licita l'expedició del certificat, pot ser distinta que el subscriptor ja que, per exemple, el sol·licitant pot ser l'empresa i el subscriptor un empleat.

5. Usuari: Persona que voluntàriament decideix confiar en un certificat.

Quins elements conté un certificat digital?

• La identitat del titular.
• La clau publica del titular.
• Dades pròpies del certificat digital: nombre de sèrie, data de caducitat.
• La identitat de l'Autoritat de Certificació que ho ha emès.
• La signatura de l'Autoritat de Certificació.

Perquè serveix un SMS certificat?

• Per substituir a un burofax amb un text curt.
• Avisos i convocatòries sobre tràmits legals (impagats, citacions, resolucions, reclamacions,...)
• Notificació incidències, canvis,...

Avantatges del SMS certificat

• Ràpid: tot el procés es pot portar a terme en un minut
• Econòmic: menys de 1€ per enviament (consultar tarifes actuals)
• Ecològic: no s'utilitza cap consumible en tot el procés.

A qui va dirigit el SMS Certificat?

• Assessories jurídiques, despatxos d'advocats i procuradors.
• Bancs i caixes d'estalvis.
• Administració Pública.
• Petites i mitjanes empreses.

Què he de fer per a poder enviar un SMS Certificat?

• 1. Donar-se d’alta a la plataforma de Certificació Digital de la Cecot (enllaç a alta)
• 2. Entrar a la plataforma de Certificació Digital de la Cecot (enllaç a accés al servei)

3. Adquirir un paquet de crèdits (consultar tarifes actuals)
4. Accedir a l’apartat SMS Certificat de la plataforma de Certificació Digital de la Cecot.

Què és el correu electrònic certificat?

El correu electrònic certificat ens permet enviar correus electrònics, certificant l’enviament i la integritat del seu contingut amb la mateixa validesa jurídica de la correspondència física certificada.

Es tracta d'una plataforma que funciona generant una acta  d’enviament i una acta de lliurament que és retornat a l’emissor que realitzà la tramesa incloent  la data i l’hora del moment de l'enviament i del lliurament del correu electrònic a la bústia electrònica del destinatari.

El servei es pot adquirir per paquets, és a dir, per nombres de correus enviats al mes o periòdicament, tal com funciona amb el correu certificat físic.

Quins beneficis tinc amb el correu electrònic certificat?

- Acta probatòria d'enviament i de lliurament.

- Acta probatòria del contingut, doncs a través del servei es pot establir que el missatge de correu electrònic no ha estat alterat i d'aquesta manera es pot obtenir evidència del contingut.

- Marca de temps certificada, garantit per una font de data i hora fiable i objectiva, que proporciona evidència essencial en cas d'existir disputa sobre aquest aspecte.

- Equivalència Funcional: El servei de Correu Electrònic Certificat serveix com equivalent funcional del correu físic certificat.

- Original Electrònic, ja que el Rebut de Verificació proveeix un veritable original electrònic del contingut del missatge, dels arxius adjunts del missatge, i de les dades de la tramesa.

- Baix cost: el valor és mes baix que l'enviament d'un correu físic certificat.

Què és la factura electrònica?

La factura electrònica és el document digital que substitueix a la factura tradicional. El seu ús comporta beneficis econòmics, derivats de la reducció de costos i d'optimització de processos, i beneficis mediambientals. D'aquesta manera, la competitivitat de la seva empresa augmentarà i podrà generar noves oportunitats de negoci.

En resum, una factura electrònica és la versió informàtica d'aquest document, generat i mantingut electrònicament, que reemplaça al document físic però amb la mateixa validesa que la del paper.

Què NO és la factura electrònica?

És important diferenciar entre una factura electrònica amb valor legal i fiscal, i una factura enviada telemàticament en format electrònic (per exemple un arxiu PDF sense signar ni certificar). Aquesta no deixaria de ser un fitxer que conté una factura però l'enviament i magatzematge de l'original haurà de ser en format paper i no es pot validar legalment la autenticitat de la mateixa. Per a que aquest tipus de factura tingui validesa legal i fiscal ha d'estar signada amb un certificat digital.

Per què utilitzar un sistema de factura electrònica?

La factura electrònica comporta quatre avantatges fonamentals:

• - Estalvi de costos: segons alguns estudis europeus l'ocupació de la factura pot suposar un estalvi de fins a 0,75 euros per factura (impressió, magatzematge, enviament, etc.), suposant una curta tornada de la inversió.
  
  
• - Agilitat: l’intercanviï electrònic de factures permet reduir temps de gestió de les factures de forma considerable.
  
  
• - Simplificació de la gestió: se simplifica notablement l'arxiu de factures, comptabilitat, magatzem...
  
  
• - Seguretat: l'ocupació de certificats digitals de signatura electrònica dota a les seves factures de les garanties d'integritat i autenticació de l'emissor.

Qui pot fer facturació electrònica?

Qualsevol entitat física o jurídica obligada a expedir factures pot optar per la modalitat de facturació electrònica.

Què necessito per a poder emetre factures electròniques?

• - Un certificat digital vàlid i reconegut per l'Agència Tributària, per a poder signar aquestes factures, o una entitat reconeguda que certifiqui la emissió de la factura per garantir-ne la integritat i autenticitat.
  
  
• - Un canal d'enviament d'aquesta factura, bé sigui una plataforma de facturació o correu electrònic.

Quins requisits ha de complir una factura electrònica perquè sigui vàlida fiscal i legalment?

Perquè una factura electrònica sigui vàlida només ha de complir amb dos requisits:

• - Garantir l'autenticitat d'origen, és a dir, que puguem identificar a l'emissor unívocament.
  
  
• - La integritat del seu contingut, és a dir, tenir la certesa que el document no ha estat modificats.

Ambdós requisits es compleixen si la factura electrònica ha estat generada per l'emissor certificant-ho amb un certificat digital o incorporant una signatura electrònica.

Quins formats de fitxers són admesos per a l'enviament/recepció/conservació de factures electròniques?

Les factures electròniques es poden emetre en molts formats, encara que és recomanable utilitzar un format de fitxer estàndard i d'ús estès, alguns exemples són: .doc, .xml, .pdf, .html, .txt, .EdiFact, etc.; sempre que respecti el contingut legal i fiscalment exigible a qualsevol factura.

Per a la recepció es pot conservar aquest format o convertir-lo al que més interessi al receptor per a la integració en la seva ERP, sempre que es conservi el fitxer rebut juntament amb les dades associades (certificat digital) en el seu format original.

Quins beneficis té rebre factures electròniques?

Optimització de processos:

• - Reducció de l'error humà.
• - Reducció de les tasques reiteratives.
• - Millor comunicació amb els clients (nou canal)
• - Augment de la coordinació interna.
• - Eliminació del duplicat de les tasques.

Imatge

• 
  - Poder donar resposta a la necessitat d'un client.
• - Avantatge competitiva i/o comparativa respecte a la competència.
• - Aparèixer com empresa puntera en les noves tecnologies.

Oportunitats

• - Accés a serveis avançats de finançament i pagament (i-factoring, i-conforming, etc).
• - Augmenta els elements per a localitzar possibles casos de morositat.
• - Facilita i accelera el lliurament d'informació en cas d'inspecció per part de l'Agència Tributària.
• - Defineix un nou canal de comunicació amb el client.

Avantatges mediambientals

• - Disminució de la impressió de paper.
• - Disminució en l'ús de tintes, tòner, etc.
• - Estalvi del cost d'emmagatzematge físic de les factures (RRHH, espai físic...)

He de sol·licitar el paper si rebo factures electròniques?

NO, les factures electròniques, tenen plena validesa legal i fiscal, substituint al paper, tot i que es poden imprimir si s’inclou tota la informació del certificat digital en la impressió.

He de conservar les factures electròniques?

SI, la Llei obliga a guardar durant el període de prescripció corresponent el fitxer que conté la factura electrònica juntament amb les dades de la signatura electrònica certificada per una Autoritat de Certificació reconeguda, que és el que permet verificar la identitat de l'emissor.

L'arxivat digital pot realitzar-se en qualsevol lloc (ja sigui en la pròpia empresa o en una plataforma externa); a condició de garantir davant qualsevol sol·licitud de l'Administració l'accés a aquesta factures en qualsevol moment.

Quines obligacions existeixen com receptor de factures electròniques?

• 
  - Vetllar perquè es conservin les factures rebudes.
• - Assegurar llegibilitat en el format original.
• - Garantir accés complet a les factures: visualització, recerca selectiva, còpia o descàrrega en línia i impressió.
• - Disposar de programari que permeti verificar la signatura i la identitat de l'emissor, així com la vigència del certificat.
• - Opcionalment pot conservar la factura impresa amb marques gràfiques PDF-417 .

Quines obligacions existeixen com emissor de factures electròniques?

• 
  - Utilitzar un certificat aprovat per l'Agència Tributària.
• - Vetllar perquè es conservin les factures emeses.
• - Assegurar llegibilitat en format original.
• - Garantir accés complet a les factures: visualització, recerca selectiva, còpia o descàrrega en línia i impressió.
• - El receptor de la factura ha d’acceptar que li enviem en aquest format.

Principis bàsics de la factura electrònica

La legislació actual, basant-se en la signatura electrònica, estableix tres principis bàsics que s'han de garantir i que són exigibles a la facturació:

1. 1. L'autenticitat de l'origen de les factures: Establir que l'emissor de la factura és realment qui diu que és.
2. 2. La integritat del seu contingut: Garantir que el contingut de la factura no ha estat modificat després de la seva signatura.
3. 3. El no repudi en l'emissió: L'emissor de la factura no podrà negar l'existència i validesa legal de la factura emesa una vegada generada.